Jak uniknąć reklamacji? Jak mieć dobre relacje z inwestorami i klientami? Jak sprawić, żeby twoja praca była twoją najlepszą reklamą, a klienci polecali sobie nawzajem twoją firmę? Zebraliśmy nasze bogate, wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie. W tym artykule podzielimy się z tobą naszą wiedzą. Dowiesz się, co zrobić by uniknąć lub zminimalizować ryzyko reklamacji, a tym samym zwiększyć zadowolenie klientów i swoje zyski.
Producent architektury ogrodowej - jakie najczęściej ma problemy?
Każdy producent architektury ogrodowej lub sprzedawca przydomowych placów zabaw przynajmniej raz borykał się z reklamacją od klienta. To niestety nieodłączny element prowadzenia działalności, czy to na etapie zamówienia, produkcji, czy też już na etapie montażu. Stąd ważne, by zapewnić swoim klientom wysoką jakość szeroko pojętej obsługi. Mamy tu na myśli komunikację, doradztwo, wykonanie usługi i montaż przy użyciu dobrych produktów. Przybliżymy teraz przyczyny problemów oraz nasze pomysły jak ich unikać.
1. Postaw na jakość – wybieraj tylko wysokiej jakości podstawy słupa i akcesoria montażowe
Jeśli jesteś producentem architektury ogrodowej lub przydomowych placów zabaw albo produkujesz ogrodzenia i inne konstrukcje drewniane to zdajesz sobie sprawę, że najważniejszym aspektem jest wybór solidnych materiałów. Decydując się na użycie tanich, niskiej jakości importowanych materiałów akceptujesz ryzyko, że cała konstrukcja będzie niestabilna, a jej trwałość wyraźnie ograniczona.
Dlatego, tak ważne jest, by postawić na sprawdzonych dostawców, którzy produkują elementy montażowe wysokiej jakości. Ich kotwy i łączniki powstają z grubej blachy, mają skuteczne zabezpieczenie antykorozyjne i przede wszystkim posiadają solidny spaw liniowy. Te czynniki gwarantują wytrzymałość konstrukcji podczas codziennego użytkowania, ale także w ekstremalnych warunkach jak ulewy i wichury.
Warto inwestować w materiały najlepszej jakości. Są one gwarancją, że konstrukcje na nich postawione będą stabilne. Naszym ulubionym powiedzeniem w tym temacie jest „ Twoja konstrukcja będzie tak mocna, jak mocne wybierzesz kotwy”. Nie zastanawiaj się i wybierz dobrze!
2. Dokładność montażu – jak poprawnie zainstalować, by uniknąć problemów
Kolejnym ważnym punktem w unikaniu roszczeń klientów jest profesjonalnie wykonany montaż. Nie ma miejsca na fuszerkę! Twoją pracę muszą charakteryzować dwie cechy: trwałość konstrukcji oraz estetyczny wygląd.
- trwałość konstrukcji - źle dobrana kotwa, nietrafiony łącznik, zbyt krótkie wkręty, kiepskiej jakości albo źle zaimpregnowane drewno to kwestie materiałowe, odpryski ocynku na kotwach. To wszystko zacznie szybko dawać o sobie znać i klient wróci, ale nie z nowym zleceniem, tylko z reklamacją
- estetyka konstrukcji - porysowana powierzchnia pomalowana proszkowo, uszkodzona powłoka cynkowa, elementy stalowe z oznakami korozji, poobijane drewno, konstrukcje nie trzymające wymiarów i kątów - to kwestia niedbalstwa lub braku umiejętności wykonawcy. Takie dzieło nie przejdzie nawet odbioru wizualnego średnio "technicznego" inwestora
Nasza rada jest taka, żeby stosować się do zaleceń producenta. Jeśli mówi, że ta kotwa nadaje się do tego, a nie innego zastosowania, to zazwyczaj wie co mówi. Jeśli radzi montować coś w określony sposób, nie starajcie się być mądrzejsi na siłę - takie instrukcje są zawsze robione w oparciu o dokładne testy produktów. Jeżeli macie jakieś wątpliwości - dzwońcie i piszczcie do producenta. Kto pyta nie błądzi!
3. Wybieraj dedykowane produkty – decyduj się na rozwiązania dedykowane do konkretnych potrzeb
Podczas realizacji projektu przyczyny problemów często leżą po stronie rozwiązań źle dobranych do potrzeb konstrukcji i oczekiwań inwestora
Żeby zapewnić bezpieczeństwo całej konstrukcji w ogrodzie stawiając np. altanę, pergolę, carport czy inną budowlę małej architektury ogrodowej, musisz zwrócić uwagę na mocowania. Muszą być w stanie wytrzymać obciążenie, jakie będzie na nie wpływać. Wszystkie metalowe elementy: okucia, łączniki kątowe, wkręty czy śruby trzeba odpowiednio dobrać do materiału z jakiego wykonujesz konstrukcję. Te niewielkie elementy też muszą być zabezpieczone przed korozją przez ocynkowane ogniowe lub wykonanie ze stali nierdzewnej.
W ofercie firm produkujących podstawy słupa znajdziesz wiele rozwiązań dedykowanych na różne rodzaje podłoża, na inne kształty słupów drewnianych, na inne rozmiary czy do konstrukcji lekkich i ciężkich. Wybieraj rozsądnie!
Klienci coraz częściej decydują się na montaż przy użyciu kotew „dyskretnych” tych, których najmniej widać. Chcą skupić się na pięknie drewna, który będzie subtelnie podkreślał integrację konstrukcji z ogrodem lub tarasem. Niektóre kotwy posiadają konstrukcję zapewniającą łatwość montażu lub też demontażu, co daje klientowi możliwość zmiany aranżacji ogrodu.
Czasami zdarza się tak, że klient chce użyć drewna o niestandardowych wymiarach. Wtedy może być problem by trafić odpowiedni wymiar kotwy. Jakie jest rozwiązanie? Poszukaj kotwy regulowanej. Są takie, które możemy dostosować na szerokość, ale też na wysokość. A nawet kotwy łączące obie te cechy!
4. Zakupy u producenta – korzyści z wyboru dostawcy, który zapewnia wsparcie techniczne
Zakupy oraz szeroko rozumiana współpraca z producentem, który oferuje wsparcie techniczne daje sporo korzyści.
- cena - bezpośredni dostęp do towaru bez pośredników. Ceny mogą być bardziej atrakcyjne, zwłaszcza przy regularnej, wieloletniej współpracy. Dodatkowo producent często w swojej ofercie ma wyroby, które są kompatybilne ze sobą, co ułatwia proces zakupu. A przy okazji oszczędza twój czas i pieniądze. Eliminujesz też rozczarowanie sytuacją, że akcesoria nie będą do siebie pasować
- wsparcie techniczne - dostęp do materiałów, kart produktów, certyfikatów i atestów to cenna korzyść. Oprócz tego, że otrzymujesz fachową wiedzę i pomoc przy zakupach to także możesz liczyć na pomoc w innych trudnościach, wynikających z zastosowania produktu. Producent pomoże, doradzi zarówno w zakresie montażu jak i też późniejszego użytkowania, ewentualnej konserwacji czy naprawy i wymiany
- bezpieczne stany magazynowe - producent zazwyczaj sporą ilość wszelkich produktów ze swojej oferty w magazynie. A jeśli nie, to może szybko je wyprodukować. Nie zostaniesz na lodzie i nie musisz kupować "na zapas"
- produkty spełniają normy - dodatkowo dostęp do pełnej dokumentacji, certyfikatów, deklaracji jakości daje ci poczucie spokoju. Masz pewność, że stawiana przez ciebie konstrukcja, będzie bezpieczna. Masz dokument potwierdzony przez producenta, z jakiego materiału i w jaki sposób został wykonany oraz że spełnia europejskie normy.
- materiały marketingowe - producent może zapewnić też materiały do twojego wykorzystania, jeśli chcesz dodać np. na swoją stronę internetową. Udostępni ci zdjęcia w doskonałej jakości, karty techniczne, filmy instruktażowe, wszystko to co pomoże tobie i twoim klientom zrozumieć lepiej produkt.
W przypadku zakupów u producenta masz gwarancję bezpośredniego kontaktu, co ułatwia reklamację i przyspiesza cały proces. Jeśli zamawiasz przez Internet korzyścią jest to, że większość sklepów internetowych mocno stawia na zarządzanie jakością w e-commerce. W efekcie charakteryzuje je pro-kliencka postawa. Nie bój się zamawiać przez Internet nawet dużych ilości materiału. Nowocześni producenci mają monitoring pakowania, więc nawet w razie pomyłki szybko namierzy się błąd.
Podczas wieloletniej współpracy z danym producentem, obsługuje cię najczęściej indywidualny opiekun klienta. Pozwala to na wypracowanie wzajemnego zrozumienia swoich potrzeb, a co za tym idzie przyśpieszenie procesu zakupu. Dodatkowo w niektórych firmach możesz otrzymać kredyt kupiecki. Nie grozi ci wtedy ryzyko utraty płynności finansowej czy zerwane łańcuchy dostaw.
5. Współpraca z inwestorem klucz do eliminacji nieporozumień i reklamacji
Bardzo istotne jest budowanie zaufania i dobrej relacji z inwestorem, tj. osobą lub firmą zlecającą dany projekt. Zapewni to, spokój obu stron i brak wątpliwości, co do postępu prac. Pozwoli to uniknąć ewentualnych sporów.
Jak wygląda w praktyce profesjonalny kontakt z klientem?
- stała, regularna komunikacja, ustalanie i wyjaśnianie wątpliwości na bieżąco
- ustalenie z wyprzedzeniem szczegółów projektu, z podziałem na etapy, żeby każda ze stron miała jasność
- zarządzanie reklamacjami - jeśli pojawią się problemy to należy je rozwiązać niezwłocznie, a nie po zakończeniu prac – gdyż właśnie to prowadzi do roszczeń i reklamacji.
- aktywna współpraca daje inwestorowi pewność, że jego oczekiwania będą zrealizowane
- regularne kontrole stanu projektu - w czasie budowy przez wykonawcę, a po jej zakończeniu przez użytkownika. Pozwoli to szybko zlokalizować problem i wyeliminować go w zarodku
Podsumowując, aby zminimalizować ryzyko reklamacji, warto trzymać się pięciu powyższych punktów. Dbać o wysoką jakość materiałów czy też gotowych produktów od sprawdzonego dostawcy. Dokładać starań podczas montażu, a przy tym mieć jasną komunikację z klientem. Na koniec, szybka reakcja na ewentualne reklamacje, nie można tego odkładać. Jeśli zaszła już taka sytuacja, należy niezwłocznie ją rozwiązać. Tym, też zbudujemy sobie pozytywną reputację na rynku i w branży.
